儀器設(shè)備管理的全流程
一般的管理模式是，要明確儀器設(shè)備的主管領(lǐng)導(dǎo)（一般是技術(shù)負(fù)責(zé)人）、主管部門、主管人員（如儀器設(shè)備管理員）和相關(guān)人員的職責(zé)、權(quán)力，在體系文件的相應(yīng)層次和具體文件中予以規(guī)定并由責(zé)任人遵照?qǐng)?zhí)行具體實(shí)施。
以某個(gè)儀器設(shè)備從選定、采購(gòu)、接受驗(yàn)收、建立檔案、交付使用為例，敘述一下應(yīng)有的過程和步驟。
首先，由責(zé)任部門的責(zé)任人根據(jù)實(shí)驗(yàn)室（開展新項(xiàng)目或建立初始檢測(cè)項(xiàng)目）業(yè)務(wù)拓展需要，在調(diào)研選型的基礎(chǔ)上，向?qū)嶒?yàn)室負(fù)責(zé)人呈報(bào)儀器設(shè)備申請(qǐng)購(gòu)買單，經(jīng)批準(zhǔn)后向所選擇的以往儀器設(shè)備供應(yīng)商或新儀器設(shè)備廠商（對(duì)其資質(zhì)進(jìn)行調(diào)查、評(píng)價(jià)，搜集相關(guān)材料）采購(gòu)該儀器設(shè)備。
其次，儀器設(shè)備到貨后，需要實(shí)驗(yàn)室的主管部門或儀器設(shè)備管理人員連同該儀器的使用部門人員一起對(duì)儀器的主機(jī)和附件、配件等全面驗(yàn)收，并作出明確結(jié)論。對(duì)大型精密復(fù)雜儀器設(shè)備的安裝、調(diào)試、維護(hù)保養(yǎng)、修理確定相對(duì)固定的服務(wù)方。同時(shí)按照《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》要求建立該儀器的設(shè)備檔案。
然后，在儀器安裝使用前，由法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)（需要確認(rèn)該機(jī)構(gòu)的資質(zhì)和檢定校準(zhǔn)的授權(quán)范圍，搜集相應(yīng)的證據(jù)）檢定/校準(zhǔn)儀器設(shè)備的工作狀態(tài)合格與否。其間對(duì)實(shí)驗(yàn)室所有儀器設(shè)備（包括標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)）都應(yīng)有明顯的標(biāo)識(shí)來表明其狀態(tài)。主要是指計(jì)量檢定/校準(zhǔn)狀態(tài)的合格（綠色）、準(zhǔn)用（黃色）、停用（紅色）標(biāo)志。
最后，在使用前，應(yīng)對(duì)儀器設(shè)備（針對(duì)重要的、關(guān)鍵的、操作技術(shù)復(fù)雜的大型儀器設(shè)備）的使用人予以確定并授權(quán)。使用人應(yīng)按照體系文件要求，填寫各種記錄包括使用記錄、環(huán)境記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄等。
根據(jù)儀器設(shè)備的管理全流程，有幾個(gè)環(huán)節(jié)需要我們牢牢掌握。
03
儀器設(shè)備的量值溯源
凡是屬于強(qiáng)制檢定范圍的儀器設(shè)備，都應(yīng)由指定的檢定/校準(zhǔn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢定，檢定/校準(zhǔn)合格后方可使用。
對(duì)于易變動(dòng)、漂移率大，環(huán)境要求較為嚴(yán)格或使用較為頻聚的儀器設(shè)備需考慮進(jìn)行期間核查，通過期間核查，一旦發(fā)現(xiàn)產(chǎn)生偏離，要及時(shí)采取維修維護(hù)等措施，以保證檢測(cè)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
期間核查的方法，一般可利用考核盲樣、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)驗(yàn)證或加標(biāo)回收的方法進(jìn)行。對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和評(píng)價(jià)，達(dá)到要求便可使用。期間核查的時(shí)間，在兩個(gè)周期檢定日中間和出現(xiàn)可疑數(shù)據(jù)情況時(shí)進(jìn)行期間核查，以確定儀器設(shè)備狀態(tài)是否正常，核查人員應(yīng)做好詳細(xì)記錄。經(jīng)過期間核查證明儀器設(shè)備有問題的必須進(jìn)一步分析，如確定其性能不合格，儀器出現(xiàn)故障，應(yīng)貼上停用標(biāo)識(shí)，盡快對(duì)儀器進(jìn)行維修，以免延誤儀器的正常使用。
04
儀器設(shè)備的標(biāo)識(shí)
儀器設(shè)備應(yīng)有明顯的標(biāo)識(shí)表明其“檢定/校準(zhǔn)”狀態(tài)，使儀器的狀態(tài)一目了然，便于管理。狀態(tài)標(biāo)識(shí)一般分為以下幾種：
①綠色標(biāo)識(shí)，表明儀器設(shè)備具有正式計(jì)量檢定合格證書和校準(zhǔn)合格報(bào)告，處于正常使用狀態(tài)。
②黃色標(biāo)識(shí)，表明儀器設(shè)備某些功能已經(jīng)喪失，但檢測(cè)工作所用功能正常，且經(jīng)校準(zhǔn)合格，處于使用狀態(tài)。
③紅色標(biāo)識(shí)，表明儀器設(shè)備已經(jīng)損壞或經(jīng)校準(zhǔn)不合格，處于停用狀態(tài)。
05
儀器設(shè)備的日常使用
一是建立儀器設(shè)備檔案。
主管部門要注重產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)儀器材料歸檔范圍的建立，并設(shè)專人負(fù)責(zé)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)儀器建立管理臺(tái)賬。(1)詳細(xì)登記儀器名稱、型號(hào)、生產(chǎn)廠名稱、出廠編號(hào)、測(cè)量范圍(量程)、精度(分辨力)、購(gòu)入日期、購(gòu)入狀態(tài)、購(gòu)入費(fèi)用、管理編號(hào)、使用部門、操作人、用途、狀態(tài)(在用/停用)、計(jì)量檢定周期、計(jì)量檢定單位/部門、上次計(jì)量檢定日期、檢定結(jié)果、歷次計(jì)量檢定記錄(日期與結(jié)果)、等級(jí)(貴重、主要、一般)、檔案編號(hào)等。(2)儀器說明書及軟件等。(3)儀器升級(jí)改造記錄。(4)儀器維護(hù)記錄。(5)儀器設(shè)備使用過程中產(chǎn)生的其他材料。
二是對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行分類管理。
由于儀器品種多樣、型號(hào)不一、購(gòu)進(jìn)日期不同、校準(zhǔn)周期和維護(hù)日期也不同，所以，對(duì)儀器設(shè)備可以分為大型、中型、小型儀器，也可以按儀器的價(jià)值進(jìn)行分類管理，并從儀器的用途上分為檢驗(yàn)儀器、輔助檢驗(yàn)儀器等。
三是儀器設(shè)備的日常使用和維護(hù)。
建立完善的儀器設(shè)備使用、維護(hù)、維修程序，實(shí)驗(yàn)室人員必須按照質(zhì)量手冊(cè)要求，操作儀器設(shè)備做到持證上機(jī)，操作規(guī)范，認(rèn)真填寫使用記錄;確定儀器設(shè)備狀態(tài)標(biāo)識(shí)的管理;加強(qiáng)儀器設(shè)備的維護(hù)、維修，損壞及時(shí)登記，報(bào)修并有維修記錄，使儀器設(shè)備在運(yùn)行過程中避免重大事故，定期維護(hù)保養(yǎng)，使儀器設(shè)備處于最佳的運(yùn)行狀態(tài)。
儀器設(shè)備的日常維護(hù)是保證儀器設(shè)備量值穩(wěn)定、可靠的常用手段。特別是對(duì)大型儀器設(shè)備要注意防塵、防潮、防霉、防曬。要采取相應(yīng)有效的措施確保儀器不受外來因素的影響而造成損壞。有些儀器設(shè)備對(duì)環(huán)境溫度波動(dòng)有較嚴(yán)的要求，要定期檢查恒溫設(shè)備是否正常運(yùn)行。定時(shí)對(duì)儀器設(shè)備易磨損部件進(jìn)行調(diào)試，對(duì)滑動(dòng)和轉(zhuǎn)動(dòng)部件進(jìn)行潤(rùn)滑，對(duì)易松動(dòng)部件進(jìn)行檢查和緊固。對(duì)應(yīng)用軟件要求避免感染病毒。定期對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行軟件更新和升級(jí)換代，提高儀器的使用壽命。
儀器設(shè)備保管這一塊是非常重要的，所以必須有專人負(fù)責(zé)，并且要做好設(shè)備儀器的分類工作，詳細(xì)內(nèi)容包括下面這七點(diǎn)：
1.要認(rèn)真做好各類儀器的維護(hù)、保養(yǎng)工作，試驗(yàn)儀器要專人管理。
2.對(duì)精密儀器要分類，各儀器要定期標(biāo)定檢測(cè)?！?/p>
3.做好各類儀器的使用、移動(dòng)及檢定記錄?！?/p>
4.沒有正常手續(xù)任何儀器不得外借?！ ?/p>
5.儀器要規(guī)范存放，保持清潔整齊?！ ?/p>
6.領(lǐng)用歸還儀器要檢查有否損壞，發(fā)現(xiàn)損壞立即上報(bào)，并及時(shí)修復(fù)。
7.實(shí)驗(yàn)人員負(fù)責(zé)儀器的日常保管工作。
對(duì)于儀器設(shè)備維護(hù)方面，主要是以下5點(diǎn)：
1.實(shí)驗(yàn)人員使用儀器前，應(yīng)熟悉其性能、原理及操作程序，嚴(yán)禁違章操作。
2.非實(shí)驗(yàn)人員不得使用儀器。
3.實(shí)驗(yàn)人員除按周期檢修外，還應(yīng)不定期檢查儀器設(shè)備狀況，發(fā)現(xiàn)不正常的儀器要及時(shí)檢修。
4.非計(jì)量檢測(cè)或維修人員不得隨意拆卸、調(diào)整移動(dòng)儀器。
5.按周期維修的設(shè)備，到期必須及時(shí)保養(yǎng)或修理，
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